Neue Hausverwaltung teurer als die alte?

1. Der alte Vertrag ist kein Maßstab

Wer seine Verwaltung seit zehn oder fünfzehn Jahren hat, zahlt häufig noch einen Preis aus der Zeit der Erstbestellung. Viele Verträge werden bei jeder Wiederbestellung einfach fortgeschrieben, ohne dass jemand nachrechnet. Für die Eigentümer fühlt sich das günstig an. Für die Verwaltung ist es ein Bestandskunde, der sich mit den Jahren immer weniger rechnet.

Allein die Verbraucherpreise sind seit 2015 um knapp 30 Prozent gestiegen (Verbraucherpreisindex des Statistischen Bundesamts). Ein Honorar, das 2015 angemessen war, liegt heute also schon ohne zusätzliche Leistungen deutlich unter dem Kostenniveau. Ein neues Angebot holt diesen Rückstand auf einen Schlag nach.

Dazu kommt die Marktlage. In unserer Erhebung von 1.409 Hausverwaltungen in Bayern liegt das mittlere Gründungsjahr bei 1992; viele Büros sind kleine, über Jahrzehnte gewachsene Betriebe mit voller Auslastung. Wer neue Objekte übernimmt, kalkuliert entsprechend.

2. Was eine Verwaltung heute mehr leisten muss

Neben der Teuerung ist der Aufgabenumfang gewachsen. Vieles davon ist gesetzlich vorgegeben:

• Zertifizierter Verwalter: Seit 1. Dezember 2022 kann jeder Eigentümer verlangen, dass die WEG einen zertifizierten Verwalter bestellt (§ 19 Abs. 2 Nr. 6, § 26a WEG). Prüfung, Schulung und Weiterbildung kosten Zeit und Geld.
• Mehr Verantwortung seit der WEG-Reform 2020: Der Verwalter handelt für die Gemeinschaft (§ 27 WEG), muss die Beschluss-Sammlung führen (§ 24 Abs. 7 WEG) und auf Wunsch hybride Versammlungen mit Online-Teilnahme organisieren (§ 23 Abs. 1 WEG).
• Bauliche Veränderungen und Energie: Wallboxen, Glasfaser, Barrierefreiheit (§ 20 WEG), Heizungstausch und Sanierungen nach dem Gebäudeenergiegesetz bedeuten mehr Angebote, mehr Beschlüsse und mehr Koordination.
• Digitale Erwartungen: Eigentümerportal, digitale Belege und schnelle Antworten per E-Mail sind heute Standard, kosten aber Software und Personal.
• Versicherung und Weiterbildung: Berufshaftpflicht und 20 Stunden Weiterbildung in drei Jahren (§ 34c GewO) sind Pflicht für jede gewerbliche Wohnimmobilienverwaltung.

3. Ein Rechenbeispiel

Das Beispiel zeigt, warum die Prozentzahl erschreckt, der Betrag je Wohnung aber überschaubar bleibt. Für die Entscheidung zählt, ob die Verwaltung für diese 6 € mehr im Monat zuverlässig arbeitet: rechtzeitige Jahresabrechnung, umgesetzte Beschlüsse, erreichbare Ansprechpartner.

4. Warum kleine Häuser pro Einheit mehr zahlen

Viele Aufgaben kosten fast gleich viel, egal ob ein Haus 6 oder 30 Wohnungen hat: Eigentümerversammlung, Jahresabrechnung, Wirtschaftsplan, Kontoführung, Versicherungen, Wartungsverträge. Diese Fixkosten verteilen sich in kleinen Häusern auf wenige Einheiten. Deshalb nennt unsere Kostenseite für WEGs mit bis zu 8 Einheiten 30 bis 48 € je Einheit und Monat, deutlich mehr als bei mittelgroßen Anlagen.

Für einzelne vermietete Wohnungen gilt das noch stärker. Die Verwaltung einzelner Eigentumswohnungen (Sondereigentumsverwaltung) nennen in unserer Erhebung nur rund ein Drittel der Hausverwaltungen als Leistung. Weniger Anbieter bedeutet weniger Preisdruck.

5. Wann ein Angebot wirklich zu teuer ist

Ein höherer Preis als bisher ist normal. Diese Warnzeichen sind es nicht:

• Ausreißer im Vergleich: Ein Angebot liegt bei gleichem Leistungsumfang klar über den anderen. Vergleichen Sie die neuen Angebote untereinander, nicht mit dem Altvertrag.
• Niedrige Pauschale, viele Extras: Eigentümerversammlung, Jahresabrechnung, Mahnungen und Beschluss-Sammlung werden einzeln abgerechnet. Lassen Sie sich die Gesamtkosten für ein typisches Jahr ausrechnen.
• Unbegrenzte Preisanpassung: Der Vertrag erlaubt jährliche Erhöhungen ohne Bezug auf einen Index und ohne Obergrenze.
• Lange Bindung: Fünf Jahre Laufzeit bei einer ersten Zusammenarbeit. Drei Jahre sind für den Einstieg üblicher.
• Vage Leistungsbeschreibung: Wenn unklar bleibt, was die Pauschale abdeckt, wird es später teuer.

Umgekehrt ist auch das billigste Angebot ein Warnsignal, wenn es deutlich unter den anderen liegt. Oft fehlen dann Leistungen, die später als Sondervergütung kommen, oder die Verwaltung hat zu wenig Personal für zusätzliche Objekte.

6. Was Sie verhandeln können

7. Lieber bei der alten Verwaltung bleiben?

Wenn Sie mit der bisherigen Verwaltung zufrieden sind, ist Bleiben oft die beste Lösung. Rechnen Sie aber damit, dass auch sie den Preis bei der nächsten Wiederbestellung anheben möchte. Eine Erhöhung braucht einen Beschluss der Eigentümerversammlung über den geänderten Vertrag; einseitig erhöhen darf die Verwaltung nur, wenn der Vertrag eine Anpassungsklausel enthält.

Holen Sie trotzdem zwei bis drei Vergleichsangebote ein. Damit sehen Sie, ob die geforderte Erhöhung marktüblich ist, und verhandeln auf Augenhöhe. Sind Sie unzufrieden, kann die Gemeinschaft die Verwaltung jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach (§ 26 Abs. 3 WEG). Wie der Wechsel abläuft, steht in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.