Hausverwaltung wechseln — Schritt-für-Schritt-Anleitung 2026

1. Anzeichen, dass ein Wechsel fällig ist

Die Entscheidung, die Hausverwaltung zu wechseln, fällt in den meisten WEGs nicht aus heiterem Himmel. Sie ist das Ergebnis einer Kette kleinerer Vorfälle, die sich über Jahre aufstaut. Die folgenden Anzeichen sehen wir in der Münchner Marktanalyse 2026 regelmäßig — meist in Kombination, selten einzeln:

• Verspätete Jahresabrechnung. Nach § 28 Abs. 2 WEG ist die Jahresabrechnung „nach Ablauf des Kalenderjahres" zu erstellen — in der Praxis bedeutet das spätestens innerhalb von sechs Monaten. Wer in zwei aufeinanderfolgenden Wirtschaftsjahren erst im Herbst liefert, hat ein strukturelles Problem.
• Beschlüsse werden nicht umgesetzt. Ein Sanierungsbeschluss zur Dachisolierung verstaubt zwei Jahre lang, ohne dass Angebote eingeholt werden. Das ist nicht Pech — es ist eine Pflichtverletzung.
• Mangelnde Erreichbarkeit. Wenn Beirat oder Eigentümer wochenlang keine Rückmeldung erhalten, leidet die Substanz der Anlage.
• Intransparente Honorarerhöhungen. Eine einseitige Anhebung um 15 Prozent ohne Begründung und ohne Beschluss ist unzulässig — der Verwaltervertrag bindet beide Seiten.
• Keine Rücklagenstrategie. Wenn die Erhaltungsrücklage trotz erkennbarem Sanierungsbedarf bei einem niedrigen Festbetrag pro Einheit stagniert, fehlt die strategische Führung.
• Kein digitales Portal. 2026 ist ein Eigentümer-Portal mit digitalen Belegen, Beschluss-Sammlung und Hausgeldabrechnung kein Komfort, sondern Standard.

Ein einzelner verspäteter Brief ist noch kein Wechselgrund. Häufen sich aber zwei oder mehr dieser Punkte über zwölf Monate, ist die Konversation mit dem Verwalter überfällig — oder, wenn diese erfolglos bleibt, der Wechsel.

2. Vorbereitung: Beirat, Vergleichsangebote, Tagesordnung

Ein Verwalterwechsel ist kein Spontanakt, sondern ein Projekt. Drei bis sechs Monate vor der Eigentümerversammlung beginnt die Vorbereitung — im Idealfall durch den Verwaltungsbeirat nach § 29 WEG, der hier seine klassische Rolle als Schnittstelle zwischen Verwalter und Eigentümerschaft ausfüllt.

Vergleichsangebote einholen

Drei bis vier Angebote sind ein guter Korridor — weniger als drei lässt die Eigentümerschaft im Unklaren darüber, ob das Angebot marktüblich ist; mehr als vier macht den Vergleich für die Versammlung unübersichtlich. Achten Sie auf Gesamtkosten pro Jahr, nicht nur auf den Monatspreis pro Einheit. Münchner WEG-Verwaltungen verlangen typischerweise 24 € bis 30 € pro Einheit und Monat (netto) für eine klassische Anlage mit 10–30 Wohneinheiten. Sondervergütungen für die Eigentümerversammlung, Mahnverfahren oder Beschluss-Sammlungen kommen oft hinzu.

Leistungsumfang vergleichen

Die Verwalterhonorare sind ohne sauberen Leistungsvergleich wertlos. Mindestkriterien: Anzahl der Versammlungen pro Jahr (in München ist eine Standard, zwei kommen bei größeren Anlagen vor), Erreichbarkeitszeiten, digitale Belege, getrennte Geschäftsbesorgungs- und Treuhandkonten, Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung (typische Deckung 500.000 € bis 5 Mio. €) und Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO. Lassen Sie sich diese Nachweise im Auswahlprozess vorlegen.

Tagesordnungspunkt setzen

Der Tagesordnungspunkt muss konkret formuliert werden — „Verschiedenes" reicht nicht. Übliche Formulierung: „Abberufung des Verwalters [Name] und Bestellung eines neuen Verwalters; Abschluss des Verwaltervertrags mit [neuer Verwalter] zu den im Angebot vom [Datum] beigefügten Konditionen." Damit umfasst der Beschluss nicht nur die Person, sondern auch den Vertrag.

3. Der Beschluss auf der Eigentümerversammlung

Die Abberufung und Neubestellung sind zwei getrennte Beschlüsse, auch wenn sie nacheinander gefasst werden. Beide unterliegen der einfachen Stimmenmehrheit nach § 25 Abs. 1 WEG — Mehrheit der abgegebenen Stimmen, nicht der anwesenden oder vertretenen.

Seit der WEG-Reform 2020 ist die Beschlussfähigkeit der Eigentümerversammlung unabhängig von der Zahl der Anwesenden gegeben. Es gibt also keine Sperre mehr durch zu geringe Beteiligung. Wer abwesend ist und sich nicht durch Vollmacht vertreten lässt, akzeptiert das Ergebnis.

Wichtig: Die Bestelldauer ist in § 26 Abs. 2 WEG geregelt — bei der Erstbestellung bis zu drei Jahren, bei Verwaltern, die zugleich Eigentümer sind, abweichend. Für die Neubestellung gilt regelmäßig drei Jahre; fünf Jahre sind möglich, in München aber unüblich, weil Flexibilität in einem dynamischen Markt mehr Wert hat als Verwaltungsruhe.

Das Versammlungsprotokoll muss den Beschluss wortgetreu festhalten, einschließlich Stimmverhältnis (Ja-, Nein-, Enthaltungsstimmen) und der vollständigen Bezeichnung des neuen Verwalters. Eine Anfechtungsfrist von einem Monat nach § 45 WEG beginnt mit der Versammlung — fehlerhafte Protokolle sind eine der häufigsten Ursachen erfolgreicher Beschlussanfechtungen.

4. Kündigungsfrist und außerordentliche Kündigung

Die Abberufung des Verwalters und die Beendigung des Verwaltervertrags sind zwei verschiedene rechtliche Vorgänge. Der Beschluss zur Abberufung wirkt mit der Beschlussfassung; der Verwaltervertrag endet jedoch erst, wenn er entweder gekündigt wird oder nach § 26 Abs. 3 WEG spätestens sechs Monate nach Abberufung ausläuft.

In der Praxis bedeutet das: Liegen drei oder vier Monate zwischen der nächsten regulären Versammlung und dem Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit, läuft der Vertrag schlicht regulär aus. Liegen mehr als sechs Monate dazwischen, deckelt § 26 Abs. 3 WEG die Vergütungspflicht der WEG.

Wichtiger Grund nach § 314 BGB

Bei groben Pflichtverletzungen ist eine fristlose Kündigung nach § 314 BGB möglich — ohne Wartezeit. Als wichtiger Grund anerkannt sind unter anderem: Veruntreuung von Hausgeldern, dauerhaft unzureichende Erreichbarkeit, fortgesetzt fehlerhafte Jahresabrechnungen trotz Abmahnung, schwerwiegende Verstöße gegen Beschlüsse oder die Weigerung, dem Beirat Einsicht in die Unterlagen zu gewähren.

Eine außerordentliche Kündigung erfordert in der Regel eine vorherige Abmahnung, in der die Pflichtverletzung konkret benannt und Abhilfe verlangt wird. Nur bei besonders schweren Fällen — etwa Veruntreuung — entfällt das Abmahnerfordernis.

5. Übergabe der Unterlagen

Die Übergabe ist der Punkt, an dem ein Wechsel häufig stockt — selten weil der alte Verwalter sie verweigert, oft weil niemand sie strukturiert verlangt. Nach § 27 WEG ist der scheidende Verwalter zur vollständigen Herausgabe aller WEG-Unterlagen verpflichtet.

Eine Übergabe-Checkliste sollte mindestens umfassen:

• Rechtliche Grundlagen: Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, sämtliche Änderungen.
• Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG in vollständiger, datierter Form.
• Versammlungsprotokolle aller letzten Jahre (idealerweise rückwirkend mindestens fünf Jahre).
• Wirtschaftspläne und Jahresabrechnungen aller bisherigen Wirtschaftsjahre.
• Verträge mit Versicherungen, Hausmeister, Wartungsfirmen, Energieversorgern, Reinigungsdienst.
• Bank- und Treuhandkonten inkl. aktueller Kontostände, Vollmachten, Bankvollmachts-Wechsel.
• Versicherungspolicen (Gebäude-, Haftpflicht-, ggf. Glasversicherung).
• Schlüssel und Codes zu Gemeinschaftsräumen, Müllraum, Heizungsraum.
• Mängellisten, Sanierungspläne, Gutachten (Brandschutz, Energieausweis, ggf. Asbest- oder Schadstoffgutachten).
• Mahnverfahren und Rechtsstreitigkeiten, soweit anhängig.

Wir empfehlen eine protokollierte Übergabe mit Anwesenheit eines Beiratsmitglieds und Unterzeichnung durch beide Verwalter. Bei größeren Anlagen sind ein bis zwei halbe Tage realistisch — bei Mini-WEGs reichen oft zwei Stunden.

6. Häufige Fallstricke

Beschlussanfechtung wegen Verfahrensfehlern

Wenn die Einladung zur Eigentümerversammlung den TOP nicht ausreichend konkret benennt oder die Ladungsfrist von drei Wochen nach § 24 Abs. 4 WEG unterschritten wird, ist der Beschluss anfechtbar. Eine erfolgreiche Anfechtung kann den gesamten Wechsel rückwirkend kippen.

Vertrag und Person trennen

Wird nur die Person bestellt, aber kein Verwaltervertrag mitbeschlossen, entstehen Streitfragen über Honorar und Leistungsumfang. Beides gehört in den Beschluss.

Treuhandkonto sauber überleiten

Hausgelder und Rücklagen müssen auf einem offenen Treuhandkonto liegen, das auf die WEG lautet (nicht auf den Verwalter). Bei der Übergabe wechseln die Vollmachten, nicht das Konto. Ein fehlerhaft strukturiertes Konto ist eines der häufigsten Probleme in Münchner Bestandsanlagen.

Übergangsphase nicht verschenken

Zwischen Beschluss und Vertragsbeginn beim neuen Verwalter liegen oft mehrere Monate. Sorgen Sie dafür, dass laufende Themen (Sanierungsausschreibung, Versicherungsschadensfall, Mahnverfahren) sauber überleitet werden — sonst entsteht ein „Niemandsland", in dem niemand verantwortlich ist.